在永辉验厂中，文件和记录是审核员判断企业是否合规的核心依据，堪称“证据链”的基石。永辉对文件的要求可以用“细致、真实、可追溯”来概括。

文件体系通常涵盖四大类：一是资质类，包括营业执照、生产许可证、第三方检测报告等，要求均在有效期内；二是过程记录类，包括原料采购台账、生产记录、检验记录、设备维护记录、清洁消毒记录等，要求填写完整、签字确认、无断档；三是人员管理类，包括员工花名册、考勤记录、工资发放凭证、健康证、培训记录等；四是仓储物流类，包括出入库台账、冷链温度记录、车辆清洁记录等。

最容易出问题的几个“坑”：一是记录缺失，比如某批原料找不到采购凭证；二是记录造假，比如后补的记录纸张颜色、笔迹与同期记录明显不符；三是记录与现场脱节，比如文件写的是A流程，现场操作的是B流程。永辉审核员经验丰富，一眼就能看出问题。因此，企业必须养成“实时记录、真实记录、规范记录”的习惯，让记录经得起推敲。